Våra bästa tips – Digitala event

Ett digitalt event är så mycket mer avslöjande än ett fysiskt event. Allt förstärks! En moderator som exempelvis stakar sig och är lite långrandig kan kanske komma undan med det på ett fysiskt event men konsekvensen av ett hackigt och osynkat digitalt event blir så mycket mer påtagligt.

Här kommer våra 13 främsta tips som man bör tänka på när planerar ett digitalt event.  Observera att detta är generella råd och vissa delar är givetvis viktigare än andra beroende på vilken typ av digitalt event som genomförs.  

  1. Börja med att fråga er själva – vilken nivå ska det vara på er sändning? Ser ni FHM:s pressträff framför er eller är det snarare Nyhetsmorgon, med snygga övergångar, grafik, interaktion och flera kameravinklar? Är ambitionsnivån relativt låg (typ FHM:s presentation av statistik från en kameravinkel) så klarar ni er möjligtvis själva. Är ambitionsnivån något högre så bör man som slutkund inse att man kanske behöver experthjälp.
  2. Skapa engagemang och intresse innan eventet. En av de största utmaningarna med de digitala eventen fram tills idag har varit att skapa attraktionskraft inför eventen. Förinformation så deltagarna vet vad de ska vara med om är ännu viktigare än på ett fysiskt event. Många av våra tekniska partners som gör flera digitala events dagligen vittnar om att andelen som ibland deltar kan vara så låg som 10-20 %. Detta är givetvis alldeles för dåligt och kan bara förbättras genom att skapa ett buzz och en positiv förväntan inför eventet.   
  3. Korta ner programmet rejält. En 3 dagars fysisk konferens bör man absolut inte genomföra på 3 dagar i digitalt format. Det bör snarare genomföras på 3 h. Ska man kunna genomföra detta på ett bra sätt krävs en gedigen idé där budskap spetsas, samt en planering och produktion som genomförs av experter.
  4. 80/20 regeln. Räkna med att minst 80 % av tiden ni befinner er i studion ägnas åt att repa in sändningen, 20 % är ni live. Kraven på att saker och ting klaffar på rätt hundradel är så mycket viktigare på ett digitalt event än på ett fysiskt event och därför krävs mer förberedelser.
  5. ”Fejka livekänslan”. Genom att förinspela visa delar av det digitala ”liveeventet” så kan ni förmedla känslor och budskap på ett välregisserat sätt men ändå behålla livekänslan. På det här sättet kvalitetssäkrar ni sändningen redan innan sändningen har börjat och ni kan fokusera på de delarna som är nödvändiga att genomföra live. Deltagarna behöver inte märka att det förinspelade inte är live.
  6. Tänk att detta är en SHOW – Skapa en dramaturgi som påminner om världens bästa film. Din förväntan är hög inför biopremiären, filmen rivstartar på ett sätt som fångar ditt intresse och sen avslutas filmen på ett sätt som gör att du går därifrån med en euforisk och upprymd känsla.
  7. Minska ner traditionellt föreläsande eller långa dragningar. Återigen tänk TV-SHOW. Skapa förutsättningar för kortare intervjuer och digitala förinspelade inslag. Ett TV-inslag är sällan längre än 2 minuter.
  8. Variation och interaktion är ännu viktigare när det kommer till digitala event för att behålla deltagarnas fokus. Vad passar för er? Fundera på att väva in delar som humor, underhållning, dialog, interaktion för att behålla deltagarnas intresse. Ex: dela upp deltagarna i separata digitala mötesrum, där de kan diskutera och komma till tals och varva detta löpande så att deltagarna inte hinner ”zooma ut”. Se till så att deltagarna kan komma till tals och ställa frågor live i bild så att alla känner sig delaktiga.
  9. Ännu mer variation! Vad som blir långtråkigt i ett fysiskt rum blir ännu mer långtråkigt och platt genom ett digitalt medium. Hamna INTE i EN kameravinkel utan skapa istället en variation av inzoomade närbilder, olika kameravinklar samt att man kanske klipper in inspirerande presentationsmaterial under tiden en talare pratar. Detta är viktigare än vad man tror. Det är här en duktig bildproducent kommer in! Att lägga lite pengar på grafik i form av snygga vinjetter samt digitala namnskyltar ger också ett mer varierat och proffsigt intryck av en digital sändning.
  10. Anlita en erfaren körproducent som är ansvarig för att produktionen flyter på under sändningen. Körproducenten är spindeln i nätet före och under eventet och är länken mellan deltagarna framför kameran och det tekniska teamet. Ett detaljerat körschema är extra viktigt på ett digitalt event – vilket körproducenten ansvarar för! Vi brukar rekommendera att vi som eventbyrå tar denna rollen och att det i bästa fall är samma person som varit ansvarig projektledare för eventet, då den personen per automatik är den som har bäst koll på eventets alla delar.
  11. Anlita en erfaren ”digital” moderator/mötesledare som kan fördela ordet på plats och guida deltagarna på ett bra sätt. Ni kanske har en sådan person på företaget, men vanligtvis rekommenderar vi mötesledare som är vana att stå framför kameran. En moderator som är duktig på fysiska event behöver inte vara lika bra på digitala event och vice versa. Tänk på att ha en mötesledare (men även personerna på scen) som har bra energi och tydlig artikulation/tonfall då det krävs mer att tränga igenom rutan digitalt jämfört med fysiska möten. En duktig digital mötesledare vet att ett digitalt möte kräver mer frekventa pauser, annan längd och variation på bilder och aktiviteter.
  12. ”Föreviga liveeventet” genom att tanka ner sändningen och kommunicera ut det till era intressenter. Tillsammans gör vi en plan kring varför, vad och hur ni vill kommunicera ut er sändning. Vi som eventbyrå har alltid pratat med våra kunder kring hur man kan och bör förlänga känslan av ett event, delvis för att motivera investeringen. Kanske är vi där nu där företag verkligen inser vilka möjligheter det finns att använda inspelat material från sina event i flera år framåt genom den digitala frammarschen som nu pågår inom eventbranschen!
  13. Försök undvika oplanerade pauser under sändningen. Att micka av eller byta mygga på flera olika personer och under en komprimerad sändning kan skapa irritation hos deltagarna. Se till att ha gott om mikrofoner och lägga ihop presentationer innan eventet så flyter allt på smidigare. 

Man skulle kunna summera dessa 13 punkter genom att säga att dåligt genomförda digitala event blir ännu sämre än dåliga fysiska event i och med att formatet är så otroligt avslöjande! Därför är det extra noga att fundera igenom alla delar och vilken hjälp ni behöver innan ni bokar ett digitalt event. Vi är övertygade om att de digitala och hybrideventen är här för att stanna och att företag som lyckas transformera sin eventkultur kan få ett stort försprång när det kommer till exempelvis Employer Branding och hur omgivningen uppfattar vissa företag som är duktiga på att pusha ut vad dem står för genom digitala kanaler.

Lycka till! 🙂

/ Micke Eriksson, VD

Hör gärna av dig om du har några frågor

Vill du få hjälp med att boka ert nästa digitala företagsevent, kontakta oss nu!

Memento Event är en eventbyrå i Stockholm som hjälper dig med alla typer av events som stärker er gemenskap och företagskultur. Vi kontaktar dig inom 1 h.

Jag vill veta mer

Fyll i dina uppgifter så kontaktar vi dig så snart vi bara kan.

Företag (*)

E-post (*)

Telefon (*)

Antal personer

Önskat datum

Övriga önskemål/meddelande


Memento Event på